A funcionalidade de envio automático de e-mails aos Gestores ou Fiscais do Contrato é ativada por meio de uma tarefa automatizada, que analisa contratos com vencimento próximo e envia alertas por e-mail aos gestores ou fiscais cadastrados.
Essa ação ocorre de forma automática, conforme a configuração previamente estabelecida.
É possível definir quatro campos distintos, cada um especificando a quantidade de dias antes do vencimento do contrato para gerar o alerta.
Seguindo os passos abaixo você poderá efetivar a habilitação desta funcionalidade do aplicativo Contrato.
1-Habilitar a funcionalidade nas Configurações do Aplicativo. Acessando no Menu Principal a opção Utilitários, subopção Parâmetros do Órgão e Ano.
2-Ao habilitar esta marcação, o aplicativo realizará um processamento para identificar todos os contratos cuja data de vencimento seja POSTERIOR à data atual do computador, gerando os alertas correspondentes para cada um deles.
-Os e-mails serão enviados para o Gestor ou o Fiscal do contrato, dependendo da marcação feita nesta tela.
-Também será disparado um e-mail para a conta informada no campo: e-mail institucional (e-mail do órgão)
ATENÇÃO: É importante observar que os alertas são enviados apenas quando o gestor ou fiscal do contrato possui um endereço de e-mail cadastrado.
O aplicativo Agente Fênix é responsável pelo envio dos e-mails, analisando diariamente os alertas do dia ou dias anteriores e gerando os e-mails de alerta correspondentes. A consulta dos processamentos pode ser feita acessando o Log de Eventos.
Todos os alertas gerados ficam gravados no contrato, podendo serem visualizados ao clicar na opção de visualizar o contrato.
Abaixo um exemplo de e-mail que e gerado pelo Agente Fênix.
Observações técnicas:
-Sempre que um Contrato for adicionado, os alertas serão automaticamente gerados de acordo com os períodos pré-configurados de envio para os mesmos.
-Sempre que for alterada a data final de vigência de um Contrato, os alertas serão regenerados para se adequarem a essa mudança.
-Sempre que um Aditivo for alterado ou incluído para ajustar a data final de vigência de um Contrato, os alertas serão regenerados para refletir essa alteração.
-Contratos sem Gestor ou Fiscal designado, ou sem o endereço de e-mail de um deles, terão os alertas gerados, porém não serão enviados por e-mail.
-Ao cadastrar um e-mail válido para um Gestor ou Fiscal designado de um contrato, o Agente Fênix (Versão 17.1a de 04/01/2024) – Revisão 34 ou superior realizará o disparo de todos os e-mails que porventura ficaram represados devido à ausência desta informação na sua próxima sincronização.